اليوم، أضحى النجاح رهناً بمدى إستجابة الشركات لحاجات زبائنها، بل واستباقها. والإنطباع الأول يبدأ من مكتب أعمالك – نقطة التقائك بزبائنك. فالمحيط المكتبي المجهّز يوحي بالإحتراف ويمنحك بالتالي ميزة تنافسية لا يستهان بها. ويبقى السؤال: ما السبيل إلى الإستفادة القصوى من هكذا ميزة تنافسية بأسرع وقت ممكن ودون تكبّد التكاليف المعيقة للأرباح؟ في هذا السياق كان لنا لقاء مع سيرفكورب الشركة الرائدة عالمياً في تأمين الحلول المكتبية، حول العوامل الأساسية لتوفير مكاتب وأطر عمل مصممة لترك الإنطباع الجيّد لدى الزبائن...
"في سبعينيات القرن الماضي، كان هاجس الشركات يتمثّل بالهيكلية التنظيمية، وفي الثمانينيات، تمحور حول الجودة، أما في التسعينيات فانصبّ الإهتمام على استراتيجيات التوزيع. وفي الحقيقة أن أيّاً من هذه العناصر لا يهمّ، فالمحور الأساسي هو الزبون."
توم بيترز، باحث ومعلّم في مجال الأعمال ومؤلّف "البحث عن التميّز"
قد يعتقد البعض أن البحث المستمر عن إرضاء الزبائن بمنحهم أفضل خدمة بأفضل طريقة وبتقديم أفضل ميزة لخدماتهم، يستثني المساحة المكتبية من لائحة الأولويات، علماً بأنها نقطة الإلتقاء بالزبائن وبأنها تعكس القيمة الأساسية للشركة من وجهة نظر هؤلاء. هو اعتقاد خاطىء حتماً!
لقد أظهر استفتاء أجراه "الإتحاد البريطاني للشركات الصغيرة" – وهو أكبر منظمة تعنى بشؤون الشركات الصغيرة والمتوسطة في العالم وتضم أكثر من ٢٢٠٠٠٠ عضو ناشط – أن ٢٢ بالمئة من الشركات تؤكّد أن المحيط المكتبي الرديء كان سبباً أساسياً في خسارة عدد من الزبائن، بل وأكثر، فقد ساهم في ضرب علاقتها مع أكبر وأهم زبائنها؛ وقد اعتُبر سبباً في خسارة الزبائن بنسبة تفوق الــ ٣٧%.
والمشهد يتكرر بوضوح في المقلب الآخر – من وجهة نظر الزبائن. فقد قامت مجموعة "فيتش" المتخصصة بالتصميم والعلامة التجارية ببحث لمدة خمس سنوات (بين ٢٠٠٤ و٢٠٠٩) أظهر أن للموقع ولجودة المكتب أهمية قصوى في الحفاظ على الزبائن وتوطيد علاقات تجارية مربحة، خاصة عندما يتعلّق الأمر بالزيارات التي يقوم بها المدراء الشباب من المستويات الإدارية الوسطى لمزوّدي الخدمات. وقد أظهرت الدراسة أن زيارة مكاتب مجهّزة ومريحة يجعلهم أكثر استعداداً للتعبير عن رضاهم عن أداء الشركة لدى رؤسائهم بنسبة ٣٢%. والأهم من ذلك، أن عدم جودة المكاتب وعدم استيفائها للمعايير المنتظرة يجعلهم مستعدين للحكم على الشركة سلبياً بنسبة ٦٤%.
القيمة
رغم إدراكها لأهمية امتلاك او استئجار المساحات المكتبية الفخمة، تواجه الشركات تحديّاً لا يستهان به يتمثّل بالكلفة الباهظة لهكذا مكاتب، فقد تجد نفسها بوضع مماثل لمن يتكبّد مبلغ ٥٠٠٠٠$ لتفادي خطر قد يكلّف، في حال حصوله، خسارة لا تتعدّى الـ ٢٠٠٠٠$! في مواجهة حسابات كهذه، هل تكون المكاتب المجهّزة للأعمال حلاً فعّالاً للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
بالطبع، هو حلّ فعّال لمرونته، إذ يمنح الشركة إمكانية التواجد في أفضل مواقع الأعمال في العالم، بما يمثّل ذلك من إيجابية في الوصول إلى الزبائن والأسواق. على سبيل المثال برج تورنيدو في الدوحة، أحد أبرز وأفخم المساحات المكتبية في الشرق الأوسط، وليست صدفة أن تكون اختارته سيرفكورب منذ بداية وجودها في الشرق الأوسط لتقدّم في إطاره لزبائنها أروع الأجنحة المكتبية- مكاتب رفيعة المستوى يصعب الحصول عليها إلا لقاء مبالغ طائلة. مثال آخر لا يقلّ أهمية، يتمثّل بالمساحات المكتبية المتوفرة حالياً في بوليفارد بلازا، أكثر المواقع استقطاباً للإهتمام في دبي، على مسافة رمية حجر من برج خليفة ومن دبي مول بنشاطاته الترفيهية المتنوعة والعديدة.
تكثر الأمثلة وتتنوع وكلّها تصبّ في خانة أهمية المكاتب المجهزة كسبيل فعال للإستفادة من أفضل وأفخم الأطر العملية. باللجوء إلى هكذا حلول مكتبية لن تضطر إلى التواجد في الضواحي وأطراف المدن تفادياً للتكاليف، والأهم أن زبائنك لن يضطروا إلى قطع المسافات للقائك.
التأثير
أظهر الإستفتاء الذي أجرته "فيتش" بشكل واضح أهمية الإنطباع الأول الذي يتكوّن لدى الزبائن. فالمكاتب الرديئة المظهر وحتى العادية منها لا تجذب الزبائن. لدى سيرفكورب تجد أن كلّ طابق مخصص للمكاتب قد استلزم ما يقارب المليون ونصف أو حتى مليوني دولار أميركي للبناء والتجهيز؛ وقد استخدمت فيه أفضل المواد- كخشب الماهوغني الفاخر، ومساحات من الصلب المقاوم للصدأ والزجاج المصقول. هي تكاليف تجهيز باهظة غالباً ما تفوق قدرة شركات الأعمال، ولكنها، بالطبع، تلعب دوراً إيجابياً في التأثير على الزبون لحظة تطأ قدماه مدخل مكتبك، عند اختيارك المكتب المجهّز. هكذا تضمن لزبائنك خبرة الخمس نجوم، في موقع أعمال من الفئة المتميّزة.
ولأن ردهة الإستقبال هي أول نقطة لقاء بزبائنك، سوف تجد باختيارك المكتب المجهّز ردهات استقبال فسيحة غالباً ما تزيّنها إطلالة خلاّبة- تمنح زبائنك خبرة رائعة وساحرة منذ البداية (تجدر الإشارة إلى أن ردهة الإستقبال غالباً ما توازي حجم مكتب إضافي- وذلك يمنح زائريك شعوراً بالراحة والرفاهية).
مزيد من الخدمة المتميّزة: إلتقِ بزبائنك في عقر دارهم
أن تحصل على مساحة مكتبية راقية تُشعر زبائنك بالرضى عند زيارتك هو أمر مهم حتماً، ولكن هناك المزيد. إن استخدامك المكتب المجهّز من مزوّد عالمي يتيح لك إمكانية اللقاء بزبائنك في إطار فخم أينما كانوا حول العالم. هي استراتيجية ناجحة قد تعتمدها في توطيد علاقاتك بزبون مهم أو زيادة حجم أعمالك مع زبائنك الحاليين. سيرفكورب مثلاً تقدّم لمستخدمي المكاتب المجهّزة خدمة سيرفكورب أونلاين للهاتف النقال، والتي تبيّن توافر المساحات المكتبية وغرف مجالس الإدارة و تجهيزات عقد المؤتمرات في كافة مرافق الشركة حول العالم؛ يمكنك الحصول على صورة واضحة لواقع هذه الخيارات كافة والقيام بالحجوزات عبر الإنترنت (أونلاين). بهذه البساطة- يمكنك حتى الإختيار بين الحصول على خدمات سكريتاريا أو مساعدة شخصية.
ضرورة الإختيار الصحيح...
تلعب التكنولوجيا اليوم دوراً حيويّاً وفعّالاً أكثر من أي وقت مضى، خاصة فيما يتعلّق بتسهيل وتوطيد العلاقات مع الزبائن. في هذا الإطار أيضاً يمنحك المكتب المجهّز ميزة تنافسية لا يستهان بها. لدى سيرفكورب مثلاً تحظى الأجنحة المكتبية بدعم من خدمات تكنولوجيا المعلومات على مدار الساعة، مع التزام أكيد بالإستجابة لطلبك خلال أقل من ٢٤ ساعة. تجهيزات عقد المؤتمرات بواسطة الفيديو وعبر الهاتف هي من الميزات النموذجية للمكاتب المجهّزة، أما قاعات المؤتمرات فمجهّزة لاستقبال عدد يصل إلى ١٦ شخصاً. هناك ايضاً حلول للإمدادات السلكية مصممة لتتناسب مع المتطلبات التكنولوجية المختلفة، مع شبكات تمتد تحت الأرضية وفق أفضل المعايير المهنية. باختصار، هناك كلّ ما يحتاجه الزبائن للشعور بالراحة والإستعداد للقيام بالأعمال.
والتكنولوجيا، على أهميتها، ليست وحدها ما يساهم في التأثير على الزبائن: فالراحة المطلقة التي يحصلون عليها تلعب دوراً بارزاً في هذا الإطار. فمن مزايا المكاتب المجهّزة الرفيعة المستوى أيضاً التشديد على تأمين مواقف لسيارات الزائرين كلّما كان ذلك ممكناً.
عامل الوقت
قد يكون الحصول على كلّ هذه المزايا ممكناً في مساحتك المكتبية الخاصة، شرط أن تتوفر لديك الميزانية الكافية لذلك، والأهم، لو توفّر لك الوقت لذلك. ولعلّ أبرز ميزة للمكتب المجهّز أن كلّ ما تحتاجه هو جاهز للإستخدام، فلن تضطر إلى هدر الوقت الثمين على التجهيز وتوفير تكنولوجيا المعلوماتية المعقّدة،
فالمزوّد قد سبق أن اهتمّ بكافة هذه الأمور مستثمراً الجهد والوقت، إضافة إلى رأس المال.
وأكثر: إذا أردت تغيير أو تعديل شكل المكتب الحالي، يمنحك المكتب المجهّز الليونة اللازمة لذلك، مع إمكانية إعادة تنظيم شكل المكتب ليتناسب مع احتياجاتك الخاصة. مثلاً:
خلاصة القول أنك لن تتأثر بعد اليوم بما يقوله أو يفعله موظّفوك أمام زبائنك، لأن التصميم المعتمد للمكتب سيكون لصالحك. أو أنك ترغب في الإستمرار بالعمل بالوسائل التقليدية الصعبة؟
