وفقًا لدراسة حديثة، يقضي الموظف العادي في المكتب ٢٩ يوماً كل عام في فحص رسائل البريد الإلكتروني. وهذه الدراسة لن تكون مفاجئة لأي شخص يدير شركة. وقد يكون الرقم أعلى إذا كنت تمتلك شركة. ومع ذلك، يمكن مواجهة هذا التحدي. فكر في جميع المهام والمسؤوليات التي يمكن أن تفي بها في هذا الإطار الزمني، وفكر أيضا في مقدار التركيز الذي يمكن أن توليه لتنمية وتطوير الشركة.
والخبر السار هو أن إدارة البريد الإلكتروني يمكن التحكم بها. فهناك عدد لا يحصى من الأدوات التي يمكن أن تعزز بيئة العمل وتوفر وقتك. وكل ما عليك هو العثور على الأداة المناسبة منها. ومن الضروري أيضًا تغيير طريقة تفكيرك ومنهجك في هذا النوع من العمل الإداري. إما أنك بحاجة إلى تفويض هذه المهمة إلى شخص مساعد أو الالتزام بجدول منظم لأن الكثير من عمليات التحقق من البريد الإلكتروني عبارة عن تأجيل.
استمر في القراءة للحصول على بعض النصائح حول أفضل الطرق لتعزيز إجراءات إدارة البريد.
1. قم بتعيين سكرتيرة
مع نمو عملك، قد تجد أنك بحاجة إلى مساعدة إضافية في المهام الإدارية الأساسية. يمكن أن يكون رواد الأعمال عنيدون جداً بشأن هذا الأمر ويحاولون بإصرار توفير المال عن طريق القيام بكل شيء بأنفسهم، إلا أن الشركات سريعة الحركة تحتاج إلى موظفي استقبال وسكرتيرات ومساعدين شخصيين. وتتمثل إحدى الطرق الفعالة من حيث التكلفة في توظيف سكرتير وذلك بالحصول على حزمة المكتب الافتراضي التي نقدمها. والفائدة التي ستعود عليك من ذلك هي أنك لست مضطراً لتوظيف أي شخص بشكل مباشر، حيث يتوفر مساعدونا على أساس "الدفع مقابل ما تحتاجه" بحيث يمكن وقف الخدمة في أي وقت.
2. تخلص من الرسائل المهملة
إذا كنت ستعمل بمفردك، تخلص من كل ما هو غير ضروري. يمكن أن يكون صندوق الوارد الخاص بك فوضوياً بقدر ما ترغب، ولكن يجب أن يكون بريد عملك منظم ونافع وسهل التصنيف. يعنــي ذلك عدم الاشتراك في القوائم البريدية أو النشرات الإخبارية لمواقع الويب ما لم يكن لديهم اتصال واضح بالنشاط التجاري. إذا كنت حريصاً على التعلم وترغب في تلقي كتيبات رقمية ورسوم بيانية وموارد أخرى، فقم بإرسالها إلى صندوق البريد الوارد الخاص بك. يمكنك دائماً إعادة توجيهها إلى البريد الإلكتروني الخاص بعملك إذا كنت لا تزال تعتقد أنها ذات قيمة في نهاية اليوم.
3. الرد على الهاتف
هناك قاعدة عامة مفيدة يلجأ إليها العديد من أصحاب الأعمال كوسيلة لتبسيط عادات بريدهم الإلكتروني. إذا وجدت نفسك تكتب رداً أطول من أربعة أسطر، فتوقف واستخدم الهاتف. تم تصميم البريد الإلكتروني ليكون سريعاً وفعالاً. إذا كنت تقضي ساعة في صياغة خطابات مكتوبة بشكل صحيح، فأنت تضيع وقتك. مكالمة هاتفية واحدة سريعة ستؤدي المهمة بشكل أفضل.
4. لا للتأجيل
وبالمثل، عود نفسك على الالتزام بقاعدة بسيطة أخرى. في كل مرة تفتح فيها بريداً إلكترونياً جديداً، يجب إعادة توجيهه أو الرد عليه أو أرشفته أو حذفه. لا تلجأ للتأجيل لأن هذه الطريقة في إدارة البريد الإلكتروني تستنفذ وقتك الثمين. والحقيقة هي أن البريد الإلكتروني لا يمكن أن يكون مهما إذا لم يتطلب إجراءً فورياً ودقيقاً. وقد يكون إتقان تلك العادة يحتاج إلى مهارة، لكن لن يستغرق الأمر وقتاً طويلاً قبل أن تبدأ في جني الفوائد..
5. قيم بإعداد جدول زمني لك
بالنسبة للعديد من رواد الأعمال، يرتبط التحقق المستمر من رسائل البريد الإلكتروني بالخوف من حدوث شيء مهم في الفترات التي تتخلل "عمليات تسجيل الدخول". فهم قلقون بشأن ترك رسائل بريد الإلكتروني العاجلة في صندوق الوارد الخاص بهم أو إعطاء انطباع خاطئ للأشخاص الذين قد يتراسلون معهم لتوفير فرصاً جديدة لهم. لا أحد يتوقع أن يكون صاحب الشركة متصلاً بالإنترنت طوال الوقت لأن الحياة تبدأ بعيداً عن شاشة الكمبيوتر، ومن الجيد أن تكون متاحاً في أوقات محددة.
